ウェビナーリードへのフォロー／アプローチ方法テンプレート

なお、理想的なスケジュールでフォローができない、フォローコールまでの時間が空いてしまう場合は、アポイント打診のためのメールを入れる方法もあります。

ただ、なるべく顧客が覚えているうち、温度感の高いうちにアプローチするように心がけてください。ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスの「忘却曲線」によると、人は20分後には約40%を忘れ、1日経つと約75%を忘れてしまうと言われています。

顧客と良いコミュニケーションを取るためにも、ウェビナーの当日、記憶が鮮明なうちにフォローすることが重要です。

早期フォローを実現するためのテンプレート

ウェビナー後すぐに顧客をフォローするためにも、コールスクリプトやメールの文面は事前に準備しておきましょう。以下にテンプレートを用意しましたので、ご活用ください。

コールスクリプトテンプレート

アポイント打診のためのコールスクリプトです。

コールスクリプトテンプレート（Word）をダウンロードする
※個人情報入力なしでダウンロードできます

コール結果記録シートテンプレート

コール結果を記録するためのシートです。SFA/CRMを活用されている場合は、ツールを使うのが望ましいのでSFA/CRMで記録してください。

※SFA：エスエフエー／Sales Force Automationの略。営業活動の記録、進捗状況、顧客情報などを管理するシステム。

※CRM：シーアールエム／Customer Relationship Managementの略。顧客情報を一元管理し、その情報にも基づいて営業活動やカスタマーサクセスの活動を行い、顧客との良好な関係を構築・促進すること。または、これを実現するためのシステム。

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※個人情報入力なしでダウンロードできます

アポイント打診のメールテンプレート

フォローが後日になる場合に、アポイントを打診するメールテンプレートです。

タイトル：Web会議の打診：●●の取り組みについて【株式会社●●】
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本文：
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株式会社●●
●●様

お世話になります、株式会社●●の●●でございます。
先日は弊社ウェビナー「●●●●●●」への
ご参加ありがとうございました。
少しでも●●様のお役に立てる内容がございましたら幸いです。

本日は表題の件でご連絡させていただきました。
実際に●●さまが●●●●に取り組んでいらっしゃるようでしたら、
ぜひ弊社にてご支援させていただけないかと考えております。

具体的なプロジェクトや改善の取り組みがございましたら、
ぜひ情報交換ならびに弊社からのご提案をさせていただきたく存じます。

一度Web会議形式でお打ち合わせのお時間をいただくことは可能でしょうか。
お打ち合わせのお時間をいただけそうでしたら、
以下でご都合の良い日程、取り組みテーマについて、
本メールに返信いただく形でお知らせいただけないでしょうか。

—–
【Web会議希望日程】
第一希望：
第二希望：
第三希房：

●月●日（●）　9:00-10:00、10:30-11:30、13:00-14:00、14:30-15:30、16:00-17:00
●月●日（●）　9:00-10:00、10:30-11:30、13:00-14:00、14:30-15:30、16:00-17:00
●月●日（●）　9:00-10:00、10:30-11:30、13:00-14:00、14:30-15:30、16:00-17:00
●月●日（●）　9:00-10:00、10:30-11:30、13:00-14:00、14:30-15:30、16:00-17:00

【検討中のテーマ、ご相談希望の課題】
※ご自由に記載ください
—–
現状、すぐにお取り組みがないようでしたら、
ご検討されるタイミングであらためてご提案させていただければと思います。
追ってお電話でも関心をお寄せいただけそうなテーマならびに、
お打ち合わせ日程についてご確認させていただく場合もあるかと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。

「コールスクリプト」作成のポイント

ここからは、それぞれのテンプレートを詳しく解説します。まずコールスクリプトについてです。

コールスクリプトを作成する際には、電話を受け取る相手の立場に立ち、不信感を抱かせない工夫が必要です。

まずは代表電話などで担当者以外の方につながった場合、「●●様にはセミナーに参加いただき、その後ご連絡をさせていただいた」とお伝えすることで、まったく知らない第三者の方でも取次ぎをしやすいようにしましょう。個人の携帯電話に架電する場合は、この部分は不要です。

また、相手の関心を伺う場合は、Web会議を担当するメンバーに必ずその内容を引き継ぎましょう。Web会議の冒頭の挨拶時に「●●に対してご関心がある、という内容を聞いております」とお伝えすると、「きちんと対応してくれる会社」という印象につながります。

逆に情報の引き継ぎをしっかりできない場合は、アポイント時に関心事項は聞かず、Web会議ではサービス紹介のみにしたほうが良いでしょう。

あわせて以下のポイントも注意してみてください。

• 「なぜ自分に電話が掛かってきたのか」を理解いただけるように、具体的にどのセミナーからの架電なのかをお伝えしましょう
• アポイントのお断りをいただいた際は、他の提案につながる情報のヒアリングやNGの理由をお聞きすると、コールが無駄にならず次につなげやすくなります
• アポイント調整は具体的な日程をお伝えすると、調整しやすくなります
• Web会議ツールは自社標準のものを1つ決めておき、基本はそちらを提案。先方の要望があれば合わせる、というスタンスが調整しやすいです

「コール結果記録シート」の利用方法

コール結果を記録し、結果を簡易的に集計できるシートをご用意しました。SFAやCRMを導入していない場合や、コールを外注する場合などに利用してみてください。

架電結果

不在の場合、3回まで架電をする前提で「架電結果」の列は用意しています。

「架電メモ」は在席している日程や時間帯など、再架電するときに必要な情報を記録しておくと便利です。

通話結果

「通話結果」では、前述のとおりアポイント獲得時に申し送り事項（関心事項やWeb会議ツール）をしっかり引き継げるように記載します。

また、アポイントNGだった場合に、NGの理由や関連商材の可能性を探るための情報を記載できる欄も用意しています。アポイント数の成果だけでなく、アポイントNGの理由や顧客の課題や興味領域まで振り返ることでマーケティング・セールス活動の改善に活かせます。ぜひ有効活用してください。

「結果サマリ」シート

最終結果を判定して、「結果サマリ」のシートで自動的に集計できるような関数を入れています。集計のために「架電リスト」シートのU、V、W列を用意していますので、ここはいじらないように注意してください。

また、行数を増やした場合は、U~W列の数式も追加した行にコピーし忘れないように注意してください。

商材や状況によりますが、通話率は40～60％、通話からのアポイント率は10%前後、リストからのアポイント率は4～6%程度が目安です。

※緊急事態宣言などの影響でリモートワークをする会社は増えています。会社の電話番号に架電したケースでは、通話率が40%以下になることもあります。

「マスタ」シート

「架電結果」の選択肢は「マスタ」のシートで「受付ブロック」「不在」「異動・退職」「アポNG」「アポ獲得」と設定していますが、自社の管理方法に合わせて変更してください。変更した場合は「結果サマリ」のシートも忘れずに調整してください。

「アポイント打診メール」作成のポイント

目的を「アポイント獲得」に設定しているため、端的にアポイントにつながるような文章にしています。

また、情報収集目的でウェビナーに参加した方、具体的に検討を進めていない方からの返事を避けるために「具体的なプロジェクトや改善の取り組みがございましたら」という一文を入れています。商材の特性やアポイントの量・質の狙いに応じて調整してみてください。

以下に作成時のポイントを記載しておきます。

• 具体的な検討のアポイントを取るか、意見交換も含めたアポイントを取るか。アポイントの目的を具体化して文章を決める
• 具体的な日程候補を記載し、返信しやすいようにする
• テキストメールで、個人からメールが届いたように見せる
• 送信元アドレス、本文の冒頭は個人名を使う
• 顧客は覚えていないことが多いため、参加したウェビナーのタイトルを記載する
• 追って電話をすることを明記しておく

注意点

実際にアプローチを行うにあたっての注意点をご紹介します。

• 広いテーマのウェビナーの場合、いきなりアポイントを取ることは推奨しません
  • 理由は情報収集目的のケースが多いためです。別途商材の案内メールを送ってから反応があった顧客にのみアポイントを打診するなど、工夫をしてください
• 複数回ウェビナーに参加している顧客の場合、複数回ご連絡して問題ありません
  • 何かしらの課題があったり、興味を持っている可能性があるため、商談機会を逃さないために積極的にご連絡をしましょう
• アポイント打診メールの返信からアポイントを獲得できた場合、架電しないように架電リストから除外するようにしましょう
  • アポイント調整済のお客様へご連絡すると印象が悪くなってしまうので、しっかり連携してリストを最新状態に保ちましょう
• 架電結果は週次で振り返りをしましょう
  • 毎週金曜日などに週次結果の取りまとめを行い、通話率やアポ率、アポイントからの商談化状況などを振り返り、改善しましょう。たとえば、アポイントからの商談化が進まない場合、リストの絞り込みの条件を見直す必要があるかもしれません。
• 電話とアポイント担当を分ける場合、夕会などを通じてアポイント担当の調整や申し送り事項の共有など、コミュニケーションを取る設計をしましょう
  • コール結果シートで共有することはもちろん、直接のコミュニケーションを通じて必要な調整や申し送りの共有を行いましょう
• 面談結果はしっかりSFAやCRM（または「コール結果記録シート」）へ記入し、チーム全体で振り返ることができるようにしましょう
  • 良い面談ができたかなどをコール担当者が確認できるように、面談結果もSFAやCRMへ記入して情報共有を徹底しましょう

コロナ禍が長期化する中、イベント・セミナーだけでなくウェビナーの積極的な活用に取り組んでいる企業も多いと思います。ウェビナーは開催しておしまいではありません。ウェビナーをきっかけに、商談・受注を獲得できるように本記事およびテンプレートを活用いただけましたら幸いです。

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