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BtoB企業向け自動返信メール(サンクスメール)のテンプレート

Webサイトから資料請求をした後、お役立ち資料をダウンロードした後にお客様に送付される自動返信メール(サンクスメール)。新規フォームを作成する際に、使っているシステムのデフォルト設定のまま、自動返信メールを用意する企業も少なくありません。

自動返信メールは受け取ったすべての方が開封するわけではなく、ケースバイケースですが、開封率は数十%程度です。

しかし、自動返信メールは実店舗でいうならば商品を買った後の店員さんからの挨拶のようなもの。型どおりの挨拶か、気持ちのこもったものかどうかで、店の印象はずいぶん変わってしまいますよね。

文面次第では、問い合わせや商談、無料トライアルなど次のステップに進むこともあります。自動返信メールをいい加減に作成してしまうのは、機会損失ともいえるのです。

他施策との兼ね合い、優先度を考えると、クオリティにこだわって時間をかけたり、頻度高く更新したりする必要はありません。まずは80点のクオリティを目指して作成しましょう。

本記事では、最低限おさえておきたいポイントをふまえ、BtoB企業向けに自動返信メール(サンクスメール)のテンプレートを紹介します。自社の状況に合わせて、適宜カスタマイズしてご活用ください。

目次[非表示]

  1. 1. 前提
    1. 1.1.送信者名は「人感」のあるものを推奨
    2. 1.2.日程調整ツールの活用を推奨
  2. 2.サービス資料請求後の自動返信メールのサンプル
    1. 2.1.▽件名
    2. 2.2.▽本文(日程調整ツールを利用していない場合)
    3. 2.3.▽本文(日程調整ツールを利用している場合)
  3. 3.お役立ち資料ダウンロード後の自動返信メールのサンプル
    1. 3.1.▽件名
    2. 3.2.▽本文
  4. 4.お問い合わせ後の自動返信メールのサンプル
    1. 4.1.▽件名
    2. 4.2.▽本文
  5. 5.デモのリクエスト後の自動返信メールのサンプル
    1. 5.1.▽件名
    2. 5.2.▽本文(日程調整ツールを利用していない場合)
    3. 5.3.▽本文(日程調整ツールを利用中の場合)

 前提

まず、サービ ス資料とお役立ち資料の請求後に送信する自動返信メールで、どちらにも共通する項目について説明します。

送信者名は「人感」のあるものを推奨

送信者名は、下記1〜4のどれかであれば特段問題はないでしょう。

  1. 担当者名+企業名 (例)金森悠介|才流、【才流】金森悠介
  2. 企業名 (例)才流
  3. 担当者名 (例)金森悠介
  4. 会社名+事務局 (例)才流事務局

企業によっては、送信者名に個人名を出せない場合もあるかと思います。その場合は4を活用するケースも見られます。

件名については1、2、3などそれぞれいくつかパターンを用意しておきます。

日程調整ツールの活用を推奨

問い合わせや資料請求後、個別のメールでお客様と商談の日程調整を行う場合、やりとりに時間がかかってしまうことがあります。

そこで、自動送信メール内に日程調整ツールのURLを貼付けることをおすすめします。

日程調整ツールを活用することで、メールのやりとりにかかる工数が削減され、商談までのリードタイムを短縮できる効果も期待できます。お客様にとってもプラスです。

日程調整ツールを使った、日程調整の流れ

  1. 送信者側が自分のカレンダーサービス(例. Googleカレンダー)と日程調整ツールを連携
  2. 日程調整ツールで、空いている日程が自動で表示されるURLを発行。お客様に送信する
  3. お客様はURLからページを開き、日程を選ぶ

具体的な利用シーンは後述するテンプレート内に記載されているので参考にしてください。

私自身は、HubSpotのミーティングツールTimeRexの利用経験がありますが、どちらも大変便利です。HubSpotのミーティングツールは無料で利用可能です。TimeRexも無料プランがあります。

サービス資料請求後の自動返信メールのサンプル

ここからは、サービス資料の請求後に送る、自動返信メールについて解説します。

▽件名

件名には、サービス名やサービス資料の請求に対する返信であることを明示し、安心して開封していただけるようにしましょう。

※1〜3いずれかのように、わかりやすければ問題ありません。

  1. 【サービス名】サービス資料を請求いただきありがとうございます。
  2. 【会社名】サービス資料を請求いただきありがとうございます。
  3. (サービス名を記載)のサービス資料をお送りいたします。

▽本文(日程調整ツールを利用していない場合)

〇〇様

この度は、(サービス名)のサービス資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。

サービス資料は以下URLよりダウンロードいただけます。
URL

サービス資料だけでは、わかりづらい部分もあるかと思いますので、
よろしければ一度オンラインで打ち合わせの機会をいただけないでしょうか?
(サービス名)のデモや、活用事例、料金の詳細などについてご紹介させていただきます。

お打ち合わせをご希望の際は、(営業担当などのメールアドレス)までご連絡ください。
日程調整は、弊社担当者との個別メールで対応させていただきます。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)

▽本文(日程調整ツールを利用している場合)

〇〇様

この度は、(サービス名)のサービス資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。

サービス資料は以下のURLよりダウンロードいただけます。
URL

サービス資料だけでは、わかりづらい部分もあるかと思いますので、
よろしければ一度オンラインで打ち合わせの機会をいただけないでしょうか?
(サービス名)のデモや、活用事例、料金の詳細などについて紹介させていただきます。

打ち合わせをご希望の際は、こちら(※日程調整ツールで発行したURL)よりお申込ください。上記URLをクリック後、ご都合の良い日程を指定いただくと、自動で日程調整が完了します。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)

お役立ち資料ダウンロード後の自動返信メールのサンプル

次に、お役立ち資料ダウンロード後の自動返信メールについて解説します。

お役立ち資料をダウンロードした方は、あくまでもお役立ち資料の内容に対する興味のみでアクセスをしたかもしれません。サービス自体についての関心が低かったり、知らない場合もあるでしょう。

自動返信メールでは、サービスの内容や解決できる課題をしっかりと説明しましょう。一部の方は、自社サービスに興味を持つ可能性もあります。

▽件名

件名にはお客様がダウンロードしたお役立ち資料のタイトルを明示し、安心して開封していただけるようにしましょう。

※1〜4いずれかのように、わかりやすければ問題ありません。

  1. 「(お役立ち資料のタイトル)」をダウンロードいただきありがとうございます。
  2. 「(お役立ち資料のタイトル)」をお送りいたします。
  3. 【サービス名】「(お役立ち資料のタイトル)」をお送りいたします。
  4. 【サービス名】「(お役立ち資料のタイトル)」

▽本文

〇〇様

この度は、お役立ち資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
「(お役立ち資料のタイトル)」は、以下のURLよりダウンロードいただけます。
対象URL

(サービス名)は、〜〜〜です。
利用実績は、〜〜〜です。
(サービス名)なら、〇〇が抱える、このような課題を解決できます。

・ああああ
・いいいい
・うううう

少しでも興味を持っていただけましたら、
お気軽にデモのリクエストや、サービス資料をご請求ください。

・サービス資料をご希望の際は、対象URLより
・デモをご希望の際は、対象URLより
・お問い合わせをご希望の際は、対象URLより
それぞれご連絡いただけますと幸いです。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)

お問い合わせ後の自動返信メールのサンプル

お問い合わせをしてくださった方は、お役立ち資料ダウンロード、サービス資料の請求と比べて、検討意欲の高いお客様といえます。より具体的に、誰から、どのような形で連絡をするか、次のアクションを明記しましょう。

▽件名

※1〜2いずれかのように、わかりやすければ問題ありません。

  1. 【サービス名】お問い合わせいただきありがとうございます。
  2. 【お問い合わせ】営業担当から◯営業日以内にご連絡いたします。

▽本文

〇〇様

この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

お問い合わせ内容を確認し、弊社担当者より◯営業日以内にご連絡いたします。

※下記項目はサンプルです。
・会社名:
・氏名:
・メールアドレス:
・電話番号:
・お問い合わせ内容:

お急ぎの場合は、(会社や営業担当の電話番号)までご連絡ください。
(サービス名)のサービス資料をご希望の際は、対象URLよりご請求ください。
(サービス名)のデモをご希望の際は、対象URLよりお申込ください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)

デモのリクエスト後の自動返信メールのサンプル

デモのリクエストをしてくださった方は、お問い合わせをしてくださった方と同様、サービスを具体的に検討している可能性が高いです。〇営業日以内に連絡するなど、次のアクションを具体的に明記しましょう。

▽件名

※1〜2いずれかのように、わかりやすければ問題ありません。

  1. 【サービス名】デモをリクエストいただきありがとうございます。
  2. 【デモのリクエスト】営業担当から〇営業日以内にご連絡いたします。

▽本文(日程調整ツールを利用していない場合)

〇〇様

この度は(サービス名)のデモをリクエストいただき、誠にありがとうございます。

弊社担当者より◯営業日以内にご連絡いたします。
お急ぎの場合は、(会社や営業担当の電話番号)までご連絡ください。

デモの日程調整は、弊社担当者との個別メールで対応させていただきます。
(サービス名)のサービス資料をご希望の際は、対象URLより無料でダウンロードいただけます。
(サービス名)へのお問い合わせをご希望の際は、対象URLよりお申込ください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)

▽本文(日程調整ツールを利用中の場合)

〇〇様

この度は(サービス名)のデモをリクエストいただき、誠にありがとうございます。

デモはWeb会議ツール(Zoom)を用いて、オンラインで実施させていただいております。

デモの日程は、こちら(※日程調整ツールで発行したURL)から簡単に調整いただけます。
URLからページを開き、空いている日程の中から、〇〇様の都合のつく日程を選択ください。

当日のZoomのURLは、記載いただいたメールアドレスに自動送信されます。

少しでもご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
(サービス名)のサービス資料をご希望の際は、対象URLより無料でダウンロードいただけます。
​​​​​​​(サービス名)へのお問い合わせをご希望の際は、対象URLよりお申込ください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
(署名を記載)


今回は、BtoB企業の場合に頻出するフォームを例に、それぞれの自動返信メールのサンプルを紹介しました。あくまで、自動返信メールのサンプルですので、自社にあわせて適宜カスタマイズしてください。

繰り返しになりますが、自動返信メールは軽視されがちです。まずは80点の完成度で十分なので、本サンプルを参考に自動返信メールの見直し・新規作成に取り組んでいただければ幸いです

著者/ 金森 悠介
株式会社才流 コンサルタント

BtoBコンテンツの受託制作をしていたことをきっかけに、2019年才流に新卒入社。SaaSスタートアップやIT企業などのマーケティング・営業支援を担当。得意領域はコンテンツマーケティングを軸としたリード獲得、
HubSpot(MA・CRM)を活用したリードナーチャリング。個人でSaaS事業者向けメディア「おすすめSaaS.com」を運営。

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