来場者対応の向上と展示会出展の成果の最大化を目的として、運営マニュアルを作成します。
運営マニュアルを作成することで、自社のブースを運営するためのオペレーションを抜け漏れなく構築できるという副次的な効果もあります。
また、運営マニュアルはブース運営に関わる全員の意識をあわせるのにも有効で、オンボーディングの手間も省けます。作成するだけでなく、自社の説明員、コンパニオン、外部ディレクターなどの関係者全員に配布し、必ず読んでもらいましょう。
社員については、展示会が始まる1週間前に運営マニュアルをベースに説明会を実施します。ディレクターも同様に1週間前、コンパニオンには当日渡すケースが多いです。当日にすべてを読むのは難しいので、最小限の内容を抜粋して渡すとよいでしょう。
才流では運営マニュアルを簡単に作成できる「 展示会運営 マニュアルテンプレート 」（A5判・PowerPoint形式）を配布しています。 テンプレートを使うことで、マニュアル 化すべきポイントも理解できます。
ここからはテンプレートに沿って作成方法を説明していくので、次のWebページからテンプレートをダウンロードしてお手元にご用意ください。
展示会運営マニュアルテンプレート（PowerPoint形式）をダウンロードする
※個人情報の入力は必要ありません。 クリックするとファイルがダウンロードされます。
開催概要
開催概要のページでは、展示会の概要やスケジュール、緊急連絡先、体制などをまとめます。服装やノベルティはイメージも掲載することで齟齬が生じるのを防げます。
開催概要の主な項目は次のとおりです。
- 展示会名
- 会期
- 場所
- 小間番号
- 出展製品
- 目標
- 集合時間
- 緊急連絡先
- 体制
- 協力会社
- 服装
- ノベルティ
- 出展社証の入手方法
- 昼食について
- その他注意点
小間位置とブースのレイアウト
会場のどこにブースがあるのか、レイアウトの見た目、ブース内のコーナーを会場の小間図、ブースのパース図を使って説明します。各担当者がスムーズに動けるようになります。
運営フロー
集客からブース内への誘導、来場者への説明、ヒアリングシートへの記載といったブース運営の一連のフローをまとめます。各担当者がブース運営の目的を理解し、迷うことなく動くのを助けるためです。
業務マニュアル
つづいて、各担当者の役割と細かな動きを業務マニュアルとして整理します。運営フローよりも細かい粒度で、次の4つをまとめましょう。
- 集客
- 集客のフック、ツール
- 来場者の見分け方
- 声かけの内容
- 集客後の動き
- セミナー
- 開始前の集客オペレーション
- 登壇準備、登壇者の案内方法
- 終了後の視聴者の誘導方法
- 受付
- ノベルティ、カタログ・パンフレットの渡し方
- 問い合わせを受けたときの対応例
- ヒアリングとフォロー対応
- ヒアリングのやり方
- フォローの優先度、内容
セミナースケジュール
各セミナーの時間と開催テーマ、登壇者を整理します。
シフト
説明員と集客スタッフのシフトを表にします。シフト表のテンプレートも運営マニュアルとは別途で用意しています。次よりダウンロードしてください。
展示会シフト表テンプレート（Excel形式）をダウンロードする
※個人情報の入力は必要ありません。 クリックするとファイルがダウンロードされます。
よくある質問と対応方法
来場者からよく聞かれる質問や想定される質問を整理し、対応方法を明記します。とくに価格、競合他社の商品・サービスとの違い、特徴、事例はよく聞かれる項目なので必ず用意しましょう。
よくある質問と対応方法をまとめることで、ブース運営に関わる全員が来場者からの質問に答えられるようになります。スタッフが来場者に「担当ではないのでわかりません」と答えてしまうのも防げます。
ターゲットの考え方とフォロールール
リードのランクと定義、判定方法、フォロー方法について整理します。定義の背景や、ヒアリングシートも掲載すると、初めて読む人でも理解しやすくなります。
備品・持ち物リスト
必要な備品と数量、手配方法、返送先、出展社バッジの入手方法や当日の持ち物など、各自が準備すべきものをまとめます。
前日の準備スケジュール
最後に、会期初日の前日のスケジュールをまとめます。
