第5章では、ブース運営について解説します。まずは展示会当日の流れと、ブースでの基本的な振る舞い方を説明します。
展示会当日の流れ
展示会当日の流れについて、開場前・開場中・閉場後の3つに分けて説明します。
開場前
運営メンバーは開場時間の30分前、説明員とコンパニオンは15分前までに集まり、準備を行います。会期初日は準備があるので、運営メンバーは1時間前に集まるのが理想的です。
来場者が会場に入るまでにブースの電源を入れ、清掃やカタログ・パンフレット、ノベルティの補充をします。デモ機やパソコン、セミナーコーナーも想定どおりに動くことを確認しておきましょう。
スタッフ全員がそろったら朝礼を行い、目標や伝達事項、注意事項を周知します。
開場中
事前に策定したオペレーションに則って動きます。シフトで決めた休憩時間以外は勝手に出歩くことは控え、なにか問題が発生した際は運営統括に速やかに報告・相談することを徹底しましょう。
また 1 時間ごとに名刺やバーコード、ヒアリングシートの獲得数を集計して、達成状況を確認します。目標を達成できていない場合は、対策を検討してスタッフ全員に共有してください。
名刺やバーコード、ヒアリングシートの獲得数を集計したら、ストックルームや備品置き場などに掲示します。実績は朝礼や夕礼でも周知しますが、全員がその場にいるわけではないからです。午前だけ、午後だけ参加する人も状況をキャッチアップできるようにしておきましょう。
開場後
10〜15分程度で商品・サービスの実機やデモ機、パソコン、カタログ・パンフレット、ノベルティなどの整理整頓、片づけを行い、ブースの電源を落とします。
なお、業務で利用するパソコン、タブレットなどの情報資産にあたるものは盗難防止のためになるべく持ち帰るようにしましょう。
獲得した名刺やバーコードの数を集計して、夕礼を実施しましょう。夕礼では、その日の成果や注意点、改善点、翌日以降の動き方について共有します。
ブースでの接客の基本
ブースは来場者を接客する場であり、来場者にとって入りやすい場になっていることが重要です。整理整頓と気持ちのいい挨拶を徹底しましょう。
接客品質を担保するために、次のチェックリストを活用してください。
- ブース来場者への挨拶を徹底する
- 来場者には「こんにちは」、退出者へは「ありがとうございました」
- ブース内の整理整頓を徹底し、荷物はストックルームで保管する
- 飲みかけの飲料、説明に使ったチラシを展示台に放置しない
- スタッフ同士で雑談をしない
- 身だしなみをチェックし、足をぶらぶらさせるなどの動作をせず、しっかりと立つ
- 質問に回答できない場合は、くわしいスタッフへの引き継ぎを丁寧に行う
- 導入事例、他社に比べた強み、納期、価格、購入方法など、商品・サービスについての最低限の内容は、事前に運営マニュアルで確認して覚えておく
