第4章出展計画・出展準備

集客を行う

2024年08月05日 2024年08月06日

より多くの来場者に自社のブースに足を運んでもらうため、会期前に集客を行います。主な集客施策は次の5つです。

VIP招待状の送付

VIP招待状とは、ターゲット顧客の役員や役職者に向けた招待状です。主催者があらかじめ用意しているケースもあります。

キーパーソンの来場を促すために実施するもので、高級感のある印刷物や手紙を用意し、営業担当者から直接手渡ししたり、郵送したりします。最近は招待用のURLをメールで送付するケースも増えています。

招待状を送る際は後日フォローの電話をかけて、ブースに来てもらいたい旨を伝えます。遅くとも会期の1か月前までには、送付を完了させましょう。

展示会の開催概要や、出展する商品・サービス、セミナーなどの情報を整理して、ハウスリストにメール配信を行います。配信タイミングは会期の1か月前、1週間前、会期週の月曜日、会期の2日目、あるいは最終日の朝がおすすめです。必ず3回以上配信しましょう。

ハウスリストへのメール配信は、来場者の数を増やすだけでなく、商品・サービスへの関心が高い顧客を見つけるのにも有効です。

才流では、ハウスリストへのメール配信で使えるテンプレート（Word形式）を用意しています。

展示会メールテンプレート（Word形式）をダウンロードする
※個人情報の入力は必要ありません。クリックするとファイルがダウンロードされます。

来場者の多くは、展示会に足を運ぶ前に情報収集を行います。どんな企業が展示会に出展しているのか、どんな商品・サービスが展示されているのかを把握し、効率的にブースをまわるためです。

出展概要とともに出展内容の特徴や自社のブースに足を運ぶメリットをわかりやすく記載して、プレスリリースを配信しましょう。その際、ブースのパース図や商品・サービスのイメージも必ず掲載します。

才流では、プレスリリースの配信で使えるテンプレート（Word 形式）を用意しています。

展示会プレスリリーステンプレート（Word形式）をダウンロードする
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展示会の開催概要や、出展する商品・サービス、セミナーなどの情報を整理して、自社のWebサイトに掲載します。お知らせやイベント情報として告知するケースが多いですが、特設サイトとしてLPを作ることも検討しましょう。

LPは、とくに出展する商品・サービスの数が多い、来場できなかった顧客にも展示内容を伝えたい場合に効果的です。ハウスリストへのメール配信を行うときの遷移先としても使えます。

LPでは、出展する商品・サービスを紹介し、カタログダウンロードや面談予約などの CTA（※）を提示しましょう。

※CTA：お問い合わせや資料ダウンロードなど、ユーザーに起こして欲しい行動をボタンやリンクで表示したもの。資料ダウンロードボタンや問い合わせフォームへのテキストリンクなどがある

主催者が用意する展示会のWebサイトでも告知ができます。内容は、自社のWebサイトやLPと同じで問題ありません。

ただし、ほとんどの来場者がWebサイト内の検索機能を使って流入してくるため、検索でヒットしやすくする工夫が必要です。

商品・サービスの名称だけでなく商品・サービスの一般的な呼称やカテゴリー名、業界でトレンドになっている言葉を入れましょう。来場者はどんな言葉を使って検索するのか、来場者の立場で考えるのがポイントです。

また展示会によっては主催者が広告メニューや来場者とのマッチングサービスを提供しているケースもあります。詳細を確認して、利用を検討してください。

出展準備は以上です。

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