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仕事力チェックリスト50
～「会議の進め方」から「タスク管理の方法」まで～
著者紹介
早稲田大学政治経済学部卒業後、2016年に組織人事のコンサルティングを行う株式会社リンクアンドモチベーション入社。社内初のマーケターとしてHR Tech領域の新規事業「モチベーションクラウド」のマーケティングチームを立ち上げ、領域横断でBtoBマーケティング全般を担う。2020年8月、株式会社才流に入社。コーポレートグロースならびに学習支援部門の責任者として、経営強化や新規事業の開発に従事。
＠msykmatsushita
1.ビジネスパーソンの心得
- ビジネスで価値を提供するためには原理原則が存在する
- ビジネスの原理原則とは、相手＞自分であり、顧客＞外部パートナー＞自分
- 具体的に表すと「顧客や社会、チームメンバーに価値を提供する→顧客や社会からお金がもらえる→自分たちの給与が出る」
2.知っておきたい仕事の考え方
- 任された仕事を円滑に進める→一緒に仕事をする社外・社内の人に信頼してもらえる→より大きな仕事を任せてもらえる→任された仕事を円滑に進める→（以下、無限ループ）
- 「逆にミスが多い」、「納期に遅れる」、「50点のアウトプット」などでは、周囲からの信頼残高が減り、仕事が回ってこなくなる
- まずは狭い領域でも「◯◯ならこの人」を作る
- ごく狭い領域で頼られ、そこで信頼残高を増やし、より広い領域で価値を提供する
- 領域でなくても「細かい仕事ならAさん」「決してタスクを漏らさず、さくさく仕事を進めてくれるならBさん」「新しい視点をくれるならCさん」でも良い
- 「仕事のUX」とは、相手が動きやすようにボールを渡すこと
- 「仕事のUX」が良い人のもとに、仕事は集まる
- 以下が、「仕事のUX」が良い人の共通の特徴
- 短く、理解しやすい文章や話し言葉を使う
- 結論から話す
- 次のアクションが明確（「確認ください」ではなく「◯◯を確認ください」）
- 感情体験を示す（「すいません」よりも「ご指摘ありがとうございます」）
- 即座に返信をする
- 仕事力の差分は、フィードバックサイクルの差分である
- 例えばサッカー王国であるブラジルが強くなったのはフットサルが流行したから。フットサルの流行で選手が得られるフィードバックのサイクルが速くなったらしい
- 地頭や思考力の高さは影響が少ない。
- 大量の行動→パターン認識→仕事力（っぽく見えるもの）がつく、というメカニズム。将棋の棋士と一緒。つまり「大量に仕事する、大量にアウトプットする」以上
- ただし意図のない行動（仕事）では無意味がない。
- フィードバックのサイクルを回すには、行動するときに1つでも自分の意図を持つことが大切
- 高速にフィードバックサイクルが回るように工夫する（以下具体例）
- その領域のNo.1の会社やチーム、スモールなチームに所属する
- アウトプットして、市場やユーザーからフィードバックを得るまでのリードタイムが短い仕事（SNSやブログ、ECサイト運営など）に取り組む
- 自分ひとりで考える時間を減らす。困ったらテキストや電話、Web会議で第三者にアウトプットする
3.これだけは守りたい仕事の進め方
- 期日を決めてから動く
- 「準備する→日程調整する」ではなく「日程調整する→準備する」
- いきなり仕事に取り掛からない。まずはゴールから逆算して、タスクを洗い出すことが第一（以下、才流で推奨する仕事の進め方）
- タスクを洗い出す
- 所要時間を見積もる
- 優先順位をつける
- （終わらなさそうな場合には）取捨選択する
- 周囲の力を借りる
- 相手の期待は時間の経過で変化する
- アウトプットを出す時は、いきなり完成形の100点で出さない
- 「40点→70点→100点」と段階的に仕上げることで、相手の期待と完成物のズレを埋める
- 5分考えてわからなければ、チームメンバーに電話やWeb会議で相談する
- 1人で進めると滞留させがちであれば、プロジェクト開始時から他メンバーを巻き込む
4.コンサルタントの心得
- 「対価に対して、3倍の成果を返す」が目安となる基準
- 例えば「月額50万円のコンサルフィーであれば、粗利で150万円/月の売上アップに貢献する」「1年間のコンサルティングプロジェクトであれば、クライアントが3年かけて手に入るノウハウが1年で手に入る」
- 次のアクション（方針、タスク、スケジュール、打ち合わせ日程等）を自分から提案する。
- コミュニケーションのラリーの回数が減るため、「仕事のUX」が高い
- クライアントに「どうしたら良いか？」を聞かずに「どうすべきだと思うか」を伝える
- リードしていないNG行動の例
- クライアントから「あれどうなっていますか？」など促される
- いろいろやるけど、成果へのインパクトが少ない
- いろいろやるけど、なぜそれをやっているか説明できない
- 返信やタスクの漏れが多い
- プロジェクト開始から1か月以内のコミュニケーション頻度、接触頻度が肝
- 1ヶ月以内に関係性を構築できると、その後のプロジェクトがスムーズに行き、成果が出やすくなる
- 最初の1~2週間での関係性構築を心がける
- 初回ミーティングから数週間後まで会わない、は悪手
- 早いタイミングでMTGを重ねるための方法
- 営業インタビュー・営業同行
- 一緒にユーザーインタビュー
- レクチャー・ワークショップ開催 etc.
- 役員レベル/トップセールスから営業ロープレを実施
- 営業同行を複数回実施
- 見込み顧客へのユーザーインタビューの実施
- 営業資料、提案資料、パンフレット、などを共有してもらう
- 実際に使ってみる。もしくはデモ画面を見させてもらい、魅力ポイントを言語化する
- クライアントの業界に関する書籍やレポートを読む
- 1人で対応するとタスクや思考の抜け漏れが必ず出る
- 2人で対応することで、情報の多角的な入手が可能
- 2人で対応することで互いにフィードバックしたり、ブレストしたりと、アイデアの質とブラッシュアップしていくスピードが上がる
- 相手の頭の中に今後どのようなことが、どんなスケジュールで進むのか？を描く
- これをしないと、不安感が高まり、不満足に直結する
- 具体的には「WBSを提出する」「具体的なスケジュールをテキストで提示する」など
- 基本はプロジェクトに関わるスタッフ全員が参加しているチャンネル（メール）でやり取りする
- パブリックなチャンネルで発信することで自社が実働していることを伝える
- 全員のアテンションを得て、プロジェクトの推進スピードを加速できる
- 一緒に入っている社内メンバーからフィードバックをもらえる
- 「約束」→「実行」のサイクルを回すことで信頼を獲得する
- 打ち合わせ時に自ら納期（約束）を提示し、日にちベースで握る
- あいまいな約束（今月中、週明け）はNG。明確な約束（週明け火曜、●●日）はOK
- ミーティング時に確認しない
- 確認待ちによるタスク進行の遅延は双方にとってマイナス
- ミーティングは進捗確認ではなく、議論する場として活用
- 基本、クライアントの宿題は遅れる前提を持つ
- リマインドを徹底し、プロジェクトの主導権を握る
- ただし、相手もタスクの遅延が遅れていることをは認識し、罪悪感は感じているため、リマインドはマイルドに行う
5.専門スキルを高めるコツ
- 身銭を切って自分でやって、肌感覚や経験値を得る（以下、マーケティングスキルを高める場合の例）
- ECサイトを立ち上げる
- アフィリエイトサイトを立ち上げる
- ブログやSNSを運用する
- 発注経験を積む
- 100冊の読書より、1つのWebサイト制作・運営経験の方が効果的
- 歴史や第三者の手法をインストールする
- 上司や社外の人とディスカッションする
- 一緒に学ぶ仲間を見つける
- コンサルタント/顧問/メンターを活用する
- KJ法やジャーナリングなどの思考法の活用する
- コーチングは、これを加速させる方法の１つ
6.上手な会議の進め方
- 目的（会議後に得たい成果）
- アジェンダ（全体の流れ）
- （あれば）相談したい箇所や論点
- 参加者の頭の中に、「今日はこういうことを話して、こういう流れで進むんだ」という地図を描く
- 「各自読んでね」と相手に行動を委ねるとズレることが多い
- 会議の議事録は「画面共有を利用しながらその場で取る」「直後にSlack等に送る」など即時に認識をすり合わせる
- 後日、認識をすり合わせようとしてズレていたら、機会損失が大きい。他の参加者のがっかり感も大きい
- タスク、決定事項など重要な情報から先に書く
- フォーマットのサンプルは以下
200615 社内キックオフ
＝＝
■タスク
・あ
・い
■決定事項
・う
・え
■議事メモ
□対象サービス
・お
□対象顧客
・か
・き
＝＝
- 最初は軽い雑談から入ると参加者の主体性が発揮され、発言の割合が増える
- アイデアを出すミーティングは事前に宿題を出し、当日アイデアを持ち寄る形式で運営する。その場でアイデアをいきなり考えない
7.ビジネス文章の基礎
- 議事録であれば、タスクと決定事項が最初
- 「結論から書く」「提案書の1枚目はサマリーにする」はこれの最たる例
- マーケティング全般の話→デジタルマーケティングの話→リスティングの話
- × ：バナナ、スイカ、コップ、レモン、りんご、包丁
- ○：バナナ、スイカ、レモン、りんご、コップ、包丁
- 文末は敬体（です・ます調）か常体（だ・である調）か体言止めか
- 文末の「。」あり/なしを統一する
- 「という」「ということ」「など」「といった」「ように」
- （補助動詞の）頂く→いただく
- （補助動詞の）致します→いたします
- （補助動詞の）下さい→ください
- 事→こと
- 宜しく→よろしく
- 更に→さらに
- 出来る→できる
- 無く→なく
- 良質なコンテンツ → 5,000文字以上で1万PV/月を獲得できるコンテンツ
- 本質的なSEO → 短期的な検索順位を高めるのではなく、ユーザーの検索意図を満たすコンテンツやサイト作成
※参考：Google社のテクニカルライティングの基礎教育資料がとても良かったので紹介したい
8.チャットコミュニケーションのコツ
- 一次返答が24時間以内であり、「確認します」と返答し、タスク実行は24時間以降でOK
- すぐに返せないものは「ブックマーク」を使うと、タスク漏れが減る
- コミュニケーションの流れ上、締めにあたる「了解です！」ぐらいなら返信しない。相手に通知が行き、相手の注意資産が減る。スタンプで処理する
- トピックごとに後で追いやすい
- 他人が見ても話の流れが分かりやすい
- 適切な判断の難易度は高いが、ずっとSlackでの議論やフィードバックが続くようなら、一度SlackコールやZoomで会話する。原則、チャットで長い議論をしない
- 提案書のフィードバックやタスク表、スケジュール表へのフィードバックなど、深い思考や細かい思考が必要なものはPCやスマホの画面だけでやるのに適さない
- SlackのコールやZoomのMTGで会話しながら、精度を高めていく
- Slackだけでやり取りするとほぼ確実に見落としがある
9.タスク管理の方法
- 1日のはじめに5~10分程度の時間を確保して、その日のタスクを洗い出す
- もっとも重要なタスクを3つ。合間に処理するタスクを必要なだけ書き出す
- 基本は「最も重要なタスク3つ」を上から順に終えていく
- 新たに発生したタスクで2分以内にできるものはその場で処理する
- 2分以内に処理できないものは、タスクリストに入れるか、Googleカレンダーに作業する予定を入れる
- 「いつ、どこで、なにをやるか」を明記するとタスクの遂行率が上がる
- 5分考えてわからなければ、周囲の人とディスカッションする
- 解けない問題を解いてはいけない（note記事）
- 大きめのタスクは都度、チームメンバーの確認を入れながら、品質を高めていく
- アウトライン（40%）: 30～60分程度でざっと作成
- 初稿（6～70%）
- 修正版（90%）
- 完成版（100%）
- 大きな成果を出すためにもっとも重要なのは「集中」
- 成果＝集中の濃度×投下時間×継続期間。集中の濃度が最も差がつく
- ウォーレン・バフェットもビル・ゲイツも村上春樹、最も重要な資質に「集中力」を挙げている
- 思考が必要なタスクは、午前中に取り組む
- 集中して作業する時は、SlackやSNSを立ち上げない
- 短時間の集中を繰り返す。人はずっとは集中できない
- 90分やって20分休憩のサイクルを繰り返す。もしくは25分集中、5分休憩のポモドーロ・テクニックを活用する
- ポモドーロ・テクニック：世界が実践する時間管理術はこうして生まれた
- 1日あたりのMAXの集中時間は4～5時間
- そもそも疲れてるとタスク処理力が下がるので、睡眠、食事、運動を管理し、エネルギッシュな状態を維持する
- 人間は忘れる生き物
- 人間にとって何かを覚え続けることは頭を使う行為。できるだけ忘れることにフォーカスする
- 突然何かを思いついたときの処理方法は「自分にメールやメッセする」「captioを活用する」など
10.集中力の鍛え方
- 2週間、立っているときも座っているときも姿勢に気をつける
- 利き手とは逆の手を使って、歯を磨く、ドアを開ける
- 何かを考えたとき、なぜそのように考えたのかを考える
- 水を飲む
- 低GI食品や地中海食が効果的らしい
- 油ものを控える
- アルコールは適量にする
- 高タンパク低脂質低糖質を心がける
- 緑の中を5分間散歩するグリーンエクササイズ
- 10分間の階段昇降
- 30分以上の散歩
- 8時間寝る。最低でも7時間以上
- 22時～2時の間に眠る
- 目覚ましの音ではなく、光で起きる
- 週に1日以上は余白を設ける。そこで帳尻をあわせ、回復する
- 働きすぎない。週30時間以上働くと認知能力が低下するらしい
- 6時間勤務を週5日：ZOZO TOWN
- 4.5時間勤務を週7日：村上春樹
- タスクをバッチ処理する。マルチタスクしない
- 判断する項目を減らす。同じ服を着る。ルール化、マニュアル化する
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